如何在 Outlook 中自动归档电子邮件

如果你不是长—— Microsoft Outlook 的时间用户，那么您可能不熟悉 Outlook 规则以及它们可以为您做什么。

在 Outlook 中，描述规则的最佳方式是当某些邮件满足一组标准时触发的自动操作，这些标准在用户端预先确定.

因此，Outlook 用户使用规则来自动执行各种流程，例如过滤、归档甚至发送电子邮件。

设置多个 Outlook 规则可以帮助您减少在收件箱中花费的时间，减少体力劳动，当然，还可以组织收件箱的内容，让一切都变得轻松

Outlook 2010 & 中的文件电子邮件2007

1. 右键单击要过滤的发件人的邮件。
2. 单击规则。
   
3. 点击创建规则
4. 选择将项目移至文件夹选项。
5. 选择选择文件夹选项。
6. 突出显示预期的目标文件夹。
7. 双击以确认。
8. 选中“立即对当前文件夹中已有的邮件运行此规则”选项旁边的框。

这会将来自将该发件人放入指定文件夹。

对于 Outlook 2007，前三个步骤略有不同，但从第 4 步到第 8 步一切都保持不变。

1. 右键单击要过滤的发件人的邮件。
2. 单击“创建规则”。
3. 单击来自发件人。

在 Outlook 2013 中归档电子邮件

在 Outlook 中做同样的事情2013 年要快一些：

1. 打开来自您想要过滤到特定文件夹的发件人的电子邮件。
2. 转到“主页”选项卡。
3. 单击“规则”选项。
4. 选择“始终移动来自发件人的邮件”选项。
5. 突出显示您希望它们移入的新文件夹。
6. 选择“确定”。

Outlook 2016 & 中的文件电子邮件2019 年

您还可以将来自特定发件人的现有和未来传入邮件发送到较新 Outlook 版本中的专用文件夹中。

1. 首先，打开来自特定发件人的电子邮件目标发件人。
2. 转到消息选项卡。
3. 单击“规则”选项。
4. 单击“创建规则”选项。
5. 选中“发件人”复选框。
6. 在“执行以下操作”部分中，单击“将项目移至文件夹”选项。
7. 从“规则和警报”对话框下选择一个新文件夹box.
   
8. 或者，单击“新建”为该特定发件人创建一个新文件夹。
9. 完成后单击“确定”按钮。

Outlook 365 中的文件电子邮件

如果您使用的是 Outlook 的浏览器版本，则需要设置的步骤一个独特的fol来自特定发件人的传入邮件的目的地与桌面版 Outlook 中使用的有所不同。

1. 点击 Outlook 365 界面右上角的齿轮图标。
2. 来自在“设置”菜单中，选择“查看所有 Outlook 设置”选项。
3. 转到“邮件”选项卡。
4. 单击“规则”选项。
5. 单击“添加新的”规则选项。
6. 输入新规则的名称。
7. 点击添加条件选项。
8. 点击自。
9. 输入要过滤掉的发件人的电子邮件地址。
10. 点击添加操作选项。
11. 点击移动到选项。
12. 选择一个目标文件夹或创建一个新文件夹。
13. 单击“保存”按钮。

这会自动将来自该发件人的现有和传入电子邮件传输到该文件夹

其他归档说明

请注意，即使不同版本的 Outlook 的步骤可能略有不同，过程基本相同。更好的是，无需了解 Outlook 规则的复杂性即可创建简单的归档系统。

也没有什么可以阻止您将来自多个发件人的邮件发送到同一目标文件夹中。但是，您将无法在 Outlook 的所有版本中同时过滤多个发件人。

在大多数情况下，您必须手动向各个发件人添加规则。

按关键字将电子邮件归档到文件夹

您可以根据某些关键字或短语，也可以使用规则对所有收到的电子邮件进行分类。这样做可以节省大量时间，而不是过滤或归档来自单个发件人的电子邮件。

如果您想过滤和分类您的工作电子邮件、个人电子邮件、促销电子邮件等

在桌面 Outlook 中添加类别规则

按照接下来的几个步骤，稍作改动，您就可以将能够在 Microsoft Outlook 的所有桌面版本中设置规则并根据设置的条件对电子邮件进行分类。

1. 启动 Microsoft Outlook。
2. 导航到“主页”选项卡。
3. 在“主页”选项卡下，单击“规则”选项。
4. 单击“创建规则”操作。
5. 从对话框中选择“高级选项”选项。
6. 从规则向导的列表中选择您想要的条件。
7. 单击下一步按钮。
8. 单击将其分配给类别选项旁边的复选框.
9. 点击蓝色类别链接。
10. 来自新的颜色在“类别”对话框中，为该类型的电子邮件选择所需的类别。
11. 单击“确定”按钮。
12. 单击“规则向导”菜单中的“完成”按钮。

在 Outlook 365 中添加类别规则

一如既往，Outlook 365 的导航与桌面应用程序中的导航略有不同。但是，这并不限制您对电子邮件进行分类的能力。

1. 登录您的 Outlook 帐户
2. 转到“设置”菜单。
3. 选择“查看所有 Outlook 设置”选项以展开。
4. 单击“设置”对话框中的“邮件”选项。
5. 单击“规则”选项。
6. 单击“添加新规则”操作。
7. 在“命名规则”文本框中为您的规则命名。
8. 单击“添加条件”。
9. 选择您同意的条件，以便过滤传入和现有的电子邮件。
10. 单击“添加操作”。
11. 点击“分类”按钮。
12. 为过滤的电子邮件选择合适的类别。
13. 点击“保存”按钮完成该过程。

Outlook – 老歌但好歌

有人说 Outlook 有点难以使用。也就是说，那些可能不只是不同意其付费使用服务的人。实际上，Outlook 非常通用且组合良好。它能够执行复杂的操作，但如果您愿意，也可以用作 Gmail 等基本电子邮件服务。

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